Castlepoint

Administre información en cualquier lugar

Castlepoint es una solución completa de gestión de registros e información para todos sus registros electrónicos, en cualquiera de sus sistemas de información empresarial.

Paso 1 – Registrar

Leemos y registramos cada elemento en un entorno, sin importar el formato o el sistema fuente. Capturamos toda la información del elemento en nuestro registro

Paso 2 – Clasificar e Indexar

Utilizamos la Inteligencia Artificial para clasificar elementos y agregaciones en contra de conjuntos de reglas (Autoridades de registros, políticas de seguridad u ontologías, por ejemplo)

Paso 3 – Administrar

Gestionamos activamente el elemento a lo largo del tiempo, actualizando sus clasificaciones cada vez que se modifican. Gestionamos e informamos activamente sobre información de alto valor / alto riesgo.

Paso 4 – Desechar

Cuando es momento de desechar un registro, alertamos al equipo de registros y les mostramos dónde están todas las partes del archivo, en cualquier parte del sistema, para que puedan ser eliminados

Cumplimiento

  • Encuentre todo lo que se debe desechar esta semana, en cada sistema
  • Encuentre todo lo asociado a una clase, incluidos los artículos de ARN / RSA
  • Encuentre todo aquello que este sujeto a ser congelado
  • Encuentre todo lo relacionado con un registro o tema individual, en todos los sistemas
  • Encuentre todo lo que está pendiente por desechar y analice su posible riesgo y valor potencial
  • Encuentre registros subclasificados o artículos almacenados que están fuera de lugar
  • Informe sobre todos los aspectos de su régimen de gestión de registros 

Seguridad

  • Identify data spills across the network
  • See a dashboard of all sensitive information, including PII, credit cards, TFNs and your own risk sets
  • Show ontologies of high-risk information based on your own 
  • Report and alert on new and modified risk data
  • See all audit events across the network by type
  • See all audit events on a record over time
  • See all audit events by a particular user
  • Report on all aspects of your high-risk data

Descubrimiento

  • Encuentre todo, desde una función que necesita transferir hasta otra área comercial
  • Encuentre todos los registros en los que está trabajando en toda la empresa a través de un único portal
  • Encuentre todo lo relacionado con su tema, sin importar dónde se encuentre
  • Busque registros de los sistemas que puede ver, pero a los cuales no tiene acceso directo 
  • Encuentre artículos de alto riesgo y vea eventos importantes que les suceden 
  • Encuentre artículos de alto valor y reutilícelos para obtener el valor total de sus activos

Castlepoint cataloga sistemas e información independientemente de su ubicación o formato, incluidos Office 365, Amazon Web Services, Google Drive, Dropbox, Twitter, Microsoft SharePoint, bases de datos, aplicaciones de línea de negocio, sistemas a medida, almacenamiento de datos heredados, sistemas de gestión electrónica de documentos y registros existentes (EDRMS) y las redes sociales, por ejemplo. Toda la información se registra en nuestro registro de activos de información y permanece en su sistema fuente durante toda su vida útil. Llevamos registros y control reglamentario a la información; to the information no necesitamos que la información se incorpore a nuestros registros y sistema regulatorio. Esto significa que los usuarios no se ven afectados por las obligaciones de cumplimiento, y la integridad de los datos no se ve afectada por la migración o la duplicación.

Póngase en contacto con nosotros  para obtener una demostración, presentación o una copia del documento comercial y el documento técnico.

Information compliance has traditionally relied on user compliance. We have asked users to save in certain locations, ‘make a record’ intermittently, apply metadata to individual items, use naming conventions and copy or move their content into records systems. As well as creating an unwelcome impost on users, this results in low-quality compliance outcomes, as users are not experts in compliance and often do not apply the correct rules. The same goes for security – we rely on users to know what information should be classified (which is not always obvious, when based on business impact) and to then label items correctly. This model has not been effective. Castlepoint addresses this challenge by using AI to identify the applicable rules and classifications for information based on its content, and to apply them centrally.

Previous approaches to achieving information compliance across a network have relied on either customising systems, closely integrating them together, or adding point solutions  in the form of agents and connectors. All of these approaches introduce technical risk. Customising, integrating and connecting systems in this way affects their supportability and upgrade path. The cost of deploying these approaches can be excessive, and the impact on the source system security, failover and sustainment can be high. Castlepoint addressed this challenge by avoiding any changes to source systems – it only needs read access to the system, like a user, to compliantly manage its data. 

As Artificial Intelligence and automation have become more common, many traditional compliance systems have modified their toolset to try to take advantages of the benefits of this new technology. But many of these automation approaches are ‘Mechanical Turks’ – they look like a robot, but there is a person inside. That person is often the records manager, who needs to write and manage hundreds or thousands of rules manually, so that the system can apply them ‘automatically’. Some Machine Learning approaches to compliance also use a highly supervised approach, requiring compliance teams to pull together thousands of curated examples of documents to match every single rule in order to ‘train’ those systems. Castlepoint addresses this challenge by training the AI engine on the rules, not just on the data, taking the burden off administrators so that they can spend their time actioning the insights from Castlepoint, not just feeding the machine. 

Other compliance systems require the source data itself to be moved, duplicated, or modified in order to apply the compliance rule. Moving information into compliance systems takes it out of its business context, reducing its usability. Duplicating information doubles the threat surface of PII and sensitive data, and halves the discoverability. Adding metadata labels or tags results in changes to original records, which can affect the integrity of both the record and its source system. Additionally, these labelling approaches do not address the full scope of compliance – the number of labels that can be applied is limited, meaning organisations have to choose whether to label based on retention rule, value marker or risk designation. This means that compliance is only ever addressed through a narrow lens. Castlepoint addresses this challenge by never moving or copying information, or modifying it in any way – we register all the metadata about an item, including as many compliance attributes as required, in the Castlepoint information asset register, where it is centrally available for search, reporting and oversight.  

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