Castlepoint

Administre información en cualquier lugar

Castlepoint es una solución completa de gestión de registros e información para todos sus registros electrónicos, en cualquiera de sus sistemas de información empresarial.

Paso 1 – Registrar

Leemos y registramos cada elemento en un entorno, sin importar el formato o el sistema fuente. Capturamos toda la información del elemento en nuestro registro

Paso 2 – Clasificar e Indexar

Utilizamos la Inteligencia Artificial para clasificar elementos y agregaciones en contra de conjuntos de reglas (Autoridades de registros, políticas de seguridad u ontologías, por ejemplo)

Paso 3 – Administrar

Gestionamos activamente el elemento a lo largo del tiempo, actualizando sus clasificaciones cada vez que se modifican. Gestionamos e informamos activamente sobre información de alto valor / alto riesgo.

Paso 4 – Desechar

Cuando es momento de desechar un registro, alertamos al equipo de registros y les mostramos dónde están todas las partes del archivo, en cualquier parte del sistema, para que puedan ser eliminados

Cumplimiento

  • Encuentre todo lo que se debe desechar esta semana, en cada sistema
  • Encuentre todo lo asociado a una clase, incluidos los artículos de ARN / RSA
  • Encuentre todo aquello que este sujeto a ser congelado
  • Encuentre todo lo relacionado con un registro o tema individual, en todos los sistemas
  • Encuentre todo lo que está pendiente por desechar y analice su posible riesgo y valor potencial
  • Encuentre registros subclasificados o artículos almacenados que están fuera de lugar
  • Informe sobre todos los aspectos de su régimen de gestión de registros 

Seguridad

  • Identificar fuga de datos en toda la red
  • Ver un panel de toda la información confidencial, incluyendo PII (Información de Identificación Personal), tarjetas de crédito, TFN y sus propios conjuntos de riesgos
  • Mostrar ontologías de información de alto riesgo basadas en usted mismo 
  • Informar y alertar sobre datos de riesgo nuevos y modificados
  • Ver todos los eventos de auditoría en toda la red por tipo
  • Ver todos los eventos de auditoría en un registro a lo largo del tiempo
  • Ver todos los eventos de auditoría de un usuario en particular
  • Informar sobre todos los aspectos de sus datos de alto riesgo

Descubrimiento

  • Encuentre todo, desde una función que necesita transferir hasta otra área comercial
  • Encuentre todos los registros en los que está trabajando en toda la empresa a través de un único portal
  • Encuentre todo lo relacionado con su tema, sin importar dónde se encuentre
  • Busque registros de los sistemas que puede ver, pero a los cuales no tiene acceso directo 
  • Encuentre artículos de alto riesgo y vea eventos importantes que les suceden 
  • Encuentre artículos de alto valor y reutilícelos para obtener el valor total de sus activos

Castlepoint cataloga sistemas e información independientemente de su ubicación o formato, incluidos Office 365, Amazon Web Services, Google Drive, Dropbox, Twitter, Microsoft SharePoint, bases de datos, aplicaciones de línea de negocio, sistemas a medida, almacenamiento de datos heredados, sistemas de gestión electrónica de documentos y registros existentes (EDRMS) y las redes sociales, por ejemplo. Toda la información se registra en nuestro registro de activos de información y permanece en su sistema fuente durante toda su vida útil. Llevamos registros y control reglamentario a la información; to the information no necesitamos que la información se incorpore a nuestros registros y sistema regulatorio. Esto significa que los usuarios no se ven afectados por las obligaciones de cumplimiento, y la integridad de los datos no se ve afectada por la migración o la duplicación.

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El cumplimiento de la información ha confiado tradicionalmente en el cumplimiento de los usuarios. Hemos pedido a los usuarios que guarden en ciertas ubicaciones, que "hagan un registro" de forma intermitente, que apliquen metadatos a elementos individuales, que utilicen convenciones de nomenclatura y que copien o muevan su contenido a sistemas de registros. Además de crear un imposto no deseado para los usuarios, esto da como consecuencia resultados de cumplimiento de baja calidad, ya que los usuarios no son expertos en cumplimiento y a menudo no aplican las reglas correctas. Lo mismo ocurre con la seguridad: confiamos en que los usuarios sepan qué información debe clasificarse (lo cual no siempre es obvio, cuando se basa en el impacto empresarial) y para luego etiquetar los elementos correctamente. Este modelo no ha sido eficaz. Castlepoint aborda este desafío mediante el uso de IA para identificar las reglas y clasificaciones aplicables para la información basada en su contenido, y para aplicarlas de forma centralizada.

Los enfoques anteriores para lograr el cumplimiento de la información en una red se han basado en sistemas de personalización, integrándolos estrechamente, o agregando soluciones puntuales en forma de agentes y conectores. Todos estos enfoques introducen riesgo técnico. La personalización, integración y conexión de sistemas de esta manera afecta su capacidad de soporte y su trayectoria de actualización. El costo de implementar estos enfoques puede ser excesivo y el impacto en la seguridad del sistema de origen, la conmutación por error y el mantenimiento puede ser alto. Castlepoint abordó este desafío evitando cualquier cambio en los sistemas de origen: solo necesita acceso de lectura al sistema, como un usuario, para administrar sus datos de forma compatible. 

A medida que la Inteligencia Artificial y la automatización se han vuelto más comunes, muchos sistemas de cumplimiento tradicionales han modificado su conjunto de herramientas para tratar de aprovechar los beneficios de esta nueva tecnología. Pero muchos de estos enfoques de automatización son "Mechanical Turks": parecen un robot, pero hay una persona dentro. Esa persona es a menudo el administrador de registros, que necesita escribir y administrar cientos o miles de reglas manualmente, para que el sistema pueda aplicarlas 'automáticamente'. Algunos enfoques de Machine Learning (Aprendizaje Automático) para el cumplimiento también utilizan un enfoque altamente supervisado, lo que requiere que los equipos de cumplimiento reúnan miles de ejemplos seleccionados de documentos para que coincidan con cada regla con el fin de "entrenar" esos sistemas. Castlepoint aborda este desafío entrenando el motor de IA sobre las reglas, no solo en los datos, quitando la carga a los administradores para que puedan dedicar su tiempo a la acción de la información de Castlepoint, no solo a alimentar la máquina. 

Otros sistemas de cumplimiento requieren que los datos de origen se muevan, dupliquen o modifiquen para aplicar la regla de cumplimiento. Mover la información a sistemas de cumplimiento la elimina de su contexto empresarial, lo que reduce su facilidad de uso. La duplicación de información dobla la superficie de amenazas de la PII (Información de Identificación Personal) y los datos confidenciales, y reduce a la mitad la capacidad de detección. La adición de etiquetas o etiquetas de metadatos da como resultado cambios en los registros originales, lo que puede afectar a la integridad tanto del registro como de su sistema de origen. Además, estos enfoques de etiquetado no abordan todo el alcance del cumplimiento: el número de etiquetas que se pueden aplicar es limitado, lo que significa que las organizaciones tienen que elegir entre etiquetar en función de la regla de retención, el marcador de valor o la designación de riesgo. Esto significa que el cumplimiento solo se aborda a través de una lente estrecha. Castlepoint aborda este desafío sin mover ni copiar información, ni modificarla de ninguna manera: registramos todos los metadatos sobre un elemento, incluidos tantos atributos de cumplimiento como sea necesario, en el registro de activos de información de Castlepoint, donde está disponible de forma centralizada para búsqueda, informes y supervisión.  

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