Acerca de Castlepoint

Castlepoint es un solo sistema que controla todos sus datos.

Castlepoint is a single solution to manage all of the information in your organisation. It registers every record in every business system, and uses Artificial Intelligence to classify it against rules and regulations (including Records Authorities), and apply appropriate lifecycle controls. It acts as a single pane of glass to find, relate, manage, and audit every record in your network, no matter what system it is stored in, and it does this without any impact on your existing systems or your user base, and without complex rules engines.

El Castillo de Datos

Imagine un castillo en una colina. En el castillo viven los legisladores, los guardias y los supervisores. Desde el castillo, pueden ver todo el reino, imponer el orden y proteger a los ciudadanos. Esos ciudadanos pueden llevar a cabo su actividad normal fuera de las murallas del castillo, de la manera normal, bajo la égida del castillo.

Castlepoint es un Castillo de Datos. Your data stays in its existing systems, meaning there is no impact on users. Castlepoint sees, reads and registers every record in your environment, in any system, and classifies its contents using AI. It then maps all applicable regulatory rules against the record automatically, to tell your compliance teams what needs to be retained for how long; what is high-risk; and what has high or low value.

Usando todo lo que sabe sobre cada registro, incluyendo su rastro de auditoría, Castlepoint ayuda a proteger los activos de información alertando sobre las infracciones y proporcionando un descubrimiento contextual poderoso en todos los sistemas.

A new paradigm for information management command and control:

Cumplimiento

We have an obligation to manage evidence of business decisions as records, meaning we need to register, classify, sentence and dispose of them lawfully. But most business records are not in the EDRMS anymore – they can be in dozens or even hundreds of systems. Previous approaches to in-place records management haven’t worked – we can’t customise multiple systems to make them compliant; we can’t move or copy all of those records into the EDRMS; we can’t integrate the EDRMS with all of those systems; and we can’t manage it manually or using rules engines – there is too much data, changing constantly.

Castlepoint provides true in-place, continuum management of every record in any system, using our Data Castle model. We use AI to read, register and classify everything, and report it all to the records team, showing what records are due for disposition and when, and where all the parts of the record are across the network. This means records and compliance managers can spend their time on discretionary decision making and strategy, rather than on trying to sentence individual items themselves. 

Seguridad

When a large university was hacked in 2018, the attackers stole up to 19 years’ worth of personal student information. But the longest period of time the university needed to retain student records for was 7 years. If proper regulatory control had been possible across the business systems that held the information, nearly two-thirds of that data set could have already been disposed of, reducing the scale of the breach significantly. Failing to manage content means compliantly also means failing to protect it–  good information management with Castlepoint can reduce the impact of a breach.

Para los registros que sí necesitamos need to keep, it’s important to know which ones are risky. Castlepoint can find and report on any document, email or data that includes an IP address, or a credit card number, or a TFN, or a security classification for example – across the entire network. And we can alert you when events happen that you might want to know about, such as an HR record appearing in a shared drive where it’s not supposed to be. In this way, we can also reduce the probabilidad de una brecha o derrame.  

Descubrimiento

An Australian citizen was illegally deported by the Australian government because the Immigration Department couldn’t find her records in their EDRMS. Another citizen was put in immigration detention because the Department couldn’t search properly across its business systems. And an audit of the Department of Health found that users could only find about 18% of the records they searched for in their traditional records management system. 

La pobre capacidad de descubrimiento tiene efectos reales sobre el flujo, y también es costosa. Un estudio de caso nuestro mostró un costo de esfuerzo de alrededor de $ 400.000.00 al año para hacer descubrimientos legales a través de la unidad compartida. Usando Castlepoint, redujimos eso a alrededor de $10,000.00, ahorrando alrededor del 98%. 

Tambien podemos hacer un mejor discovery with Castlepoint, as our Artificial Intelligence engine reads every word of every document, not just titles and metadata. So when you do a discovery action with Castlepoint, you can be confident you have actually found every in-scope record, in every system, all from one search interface.

Somos are certified records managers.  We are certified in technology.  We are certified in information security, privacy, and audit.  We are certified in project and change management.  We have over 25 years’ experience in information management technology solutions for government and private enterprise.

Desarrollamos Castlepoint para solucionar un problema.

 Los métodos tradicionales de control de la información no han funcionado bien en la práctica. Con datos en crecimiento exponencial, almacenados en docenas o cientos de sistemas, las viejas formas de personalización, integración, migración y gobernanza manual ya no son sostenibles, si es que realmente lo eran. La Inteligencia Artificial es la mejor manera de manejar la cantidad de datos, y la regulación cada vez mayor a la que está sujeta. La IA puede leer cada palabra en cada documento, correo electrónico y base de datos, y luego puede clasificarlos automáticamente, en función de su contenido. Esto permite a los equipos de gobernanza tener finalmente una visión completa de todo el entorno y aplicar procesos de seguridad, descubrimiento y cumplimiento a cada sistema desde una única interfaz. 

La personalización mata la productividad

Estudio de caso: Una agencia del gobierno federal adaptó Sharepoint 2010 para hacerlo compatible con la gestión de registros. Esto les impidió mejorar fácilmente, lo que significa que el personal no tuvo acceso a la última funcionalidad durante casi diez años, cuando se vieron obligados a actualizar (y volver a desarrollar las personalizaciones) para evitar que el soporte de los proveedores quedara completamente obsoleto. La personalización es arriesgada, y ni siquiera es posible en muchos COTS o aplicaciones en la nube.

La integración significa riesgo y costos

Estudio de caso: Un gran Departamento gastó aproximadamente 7 millones de dólares y varios años tratando de conectar un sistema de colaboración a su tradicional Sistema Electrónico de Gestión de Documentos y Expedientes (EDRMS), y aún no tuvo éxito. Los sistemas de acoplamiento hermético con agentes, conectores y códigos introducen riesgos en cascada, afectan la ruta de actualización, y no escalan a través de docenas de sistemas (incluyendo aplicaciones en la nube).

La migración daña la integridad de los datos

Estudio de caso: Una gran agencia gubernamental implementó un EDRMS tradicional, a un costo de más de $5 millones de dólares y tomo varios años. Cuando el proyecto fue auditado, se encontró que la información había sido más detectable antes de que se trasladó el EDRMS. la migración había efectivamente perdido más del 80% de los registros, porque la búsqueda era muy ineficaz. Mover los registros de negocio de sus sistemas fuente a EDRMS reduce el control. reduces control. 

Nuestra visión es cambiar la manera en que el mundo maneja la información, para que las personas, las comunidades y las empresas sean más seguras y más inteligentes.

Call us on 1300 996 905 if you would like to talk about using Castlepoint or to arrange a demonstration. You can also email info@castlepoint.systems, or reach us on this site.

Nuestros valores son ÉTICA, TRABAJO DURO e INTEGRIDAD.

Estamos comprometidos con una operación neutra en carbono. Ofrecemos licencias gratuitas o con descuento a las organizaciones sin fines de lucro cuya misión principal es el beneficio ambiental o social.
Donamos el 1% de todos los beneficios a causas ambientales y sociales, para ayudar a hacer un mundo mejor para cada persona y animal.  

Estamos orgullosos de asociarnos con Greenfleet para tomar medidas climáticas y compensar nuestras emisiones de carbono a través de la reforestación nativa.

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